【人事の課題】コロナ時代を生き抜く人事労務業務の断捨離のすすめ

2020年6月19日

 

【人事の課題】コロナ時代を生き抜く人事労務業務の断捨離のすすめ

中小企業の経営者、及び人事労務責任者、人事労務担当者向けのお話です。

企業の人事労務業務を遂行するにあたって、「この業務、本当に必要?」など、無駄な仕事を疑問に思った経験はありませんか?

この業務、本当に必要?

  • 無駄だと感じる業務が多すぎて、煩雑になっている
  • 毎月定期的に資料を作成しているが、ほぼ誰も活用していない
  • 次から次へと要望に応えていった結果、業務量が膨大になっていった
  • 過去からの慣習で引き継いだ業務に意味がないと感じながら、惰性で続けている
  • 業務は増えていく一方で、まったく減る兆しがない

もし、上記のようなお悩みが「思い当たる!」という方は、企業において、次のような根本的な課題があるのではないでしょうか?

  • 業務を増やすことは得意だが、減らすことは苦手
  • 業務効率化を叫んではいるが、具体的な取り組みが何もできていない
  • 安易に人を増やしさえすれば、業務効率が上がると思っている
  • 単にシステム化さえすれば、業務効率が上がると思っている
  • どの業務が必要で、どの業務が不要か、判断・決断ができない

このような課題を持つ中小企業は、とても多いです。

少子高齢化で人手不足が進み、新型コロナの影響で経費削減・人員削減等に頭を痛める中、並行して、続々と迫りくる働き方改革を始めとする数々の労働関係法令の法改正対応、このような状況下で、どの業務を継続して、どの業務を捨てるのか、を選択していかなければ、コロナ時代に適応した新しい働き方に変えていくことはできません。

これまでの時代に経験してきた、本当の意味での業務効率を無視して、安易に人員を増やしたところで業績は上がらず、コストだけが上がっていくばかり、となり兼ねません。

でも、今からでも遅くないので、この考え方を変えていく必要があります。

人事労務担当者の悩み

働き方改革関連法や育児・介護休業法、女性活躍推進法、労働時間の上限規制など、相次ぐ法改正で人事労務の仕事は増えていくばかりです。

特に人事労務の場合は、決められたタスク以外にも、突発的な労働問題への対応、人事制度の改善や変更、採用等、業務が多岐にわたるため、緊急かつ重要な事項を対処していたら1日が過ぎ、1週間が過ぎ、さらに1ヵ月が過ぎ・・・なんて経験、あなたにもありませんか?

それに時代は今や、IT化、クラウド化で業務効率を!と叫ばれており、システム化することは重要だと感じていながらも、システム導入するために複数社から相見積もりを取ったり、関係部署と調整したり、経営への提案をしたり。さらにシステム導入に至った際にも、初期設定やらマニュアル作成やら準備に時間がかかるので、なかなか手をつけられなかったりすることも多いようです。

そんな状況なのに、社長が気まぐれに「あーしろ、こーしろ」と言ってきて、それに対応している間に、本来やるべき・やりたい業務が手つかずのまま、「なんで人事はこんなに対応が遅いんだ!」「人事が対応してくれない!」と従業員からもクレームが。

「人を増やして欲しい」けど、事業部門の人数を減らしているので、管理部門の人数を増やすわけにはいかない。

コスト削減のため、外部にアウトソーシングしよう!という話になっても、外部に切り出す業務の選定から始めなければならないので、業務負荷は増すばかり。

このような思いをした人事労務担当者は少なくないかと思います。

ただただ膨れ上がっていく業務を効率的に処理していくだけではなく、今、人事労務に携わっているあなたが本当にやるべきなのは、人事労務業務の「断捨離」なのです。

この記事を書いた人

人事労務の課題解決コンサルタント 大澤一栄

企業向け人事労務の課題解決コンサルタント。個人事業、ベンチャー企業、上場準備企業、上場企業、大手グループ企業等を経て、現在は人事労務コンサルタントとして活躍。

女性管理職比率わずか1%以下の男性組織において、唯一、女性管理職として人事労務全般に携わり、様々な課題解決を行ってきた経験から、企業を支援する人事労務の専門家の道へ。

企業の人事労務の課題解決をその企業に合った形で実現させる手法と、女性ならではの視点で論理と感情の関係をバランスよく着地させ、組織活性化につなげる調整力・課題解決力に定評があり、一度ご支援をした企業のリピート率は、嘘のようだが本当に100%を維持。

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「断捨離力」とは?

「働き方」を変えるための最も重要な課題が、「人事労務業務の断捨離」です。

単なる業務の洗い出しであれば比較的簡単に行えますが、人事労務業務において残すべき業務は何で、捨てるべき業務は何か、本来やらなければならない業務は何か、を判断するのは、実際にはとても難しいことです。

「人事労務業務の断捨離」を行うためには、次の要素が必要とされます。

断捨離力 = 思考力 × 経験値 × 決断力

まず「思考力」とは、採用も含めた人事労務業務全般(管理部門業務に精通していると、なお好ましい)に関する幅広く、かつ深い知識をベースに、これから起こり得るリスクを踏まえ機会を導き出す思考力です。

もしあなたが、採用だけ、労務だけを担当しているのであれば、木を見て森を見ず、適切な判断はできません。また、採用、人事、労務まで幅広く担当していたとしても、日常業務をこなしているだけでは、同様に、適切な判断ができるとは言い難いです。

ふたつめの「経験値」とは、実際に企業において人事労務業務の現場実務、及び管理職としての業務経験があるかどうかです。経験なんて関係ない!という方もいらっしゃるかと思いますが、人事労務業務においては、机上の理論と実際の仕事には乖離がありますから、実践での経験がないと、形式的には判断できても実効性を伴う判断をするのは難しいでしょう。

最後に「決断力」とは、文字どおり、「決定する力」です。この点、日本人は特に弱いようです。

日本人は「捨てられない」

よく「日本人は撤退が下手」だと言われますが、それは企業戦略や投資等の大きな事案だけでなく、実は日々行っている業務についても同様のことが言えます。

どこかの記事で読んだことがありますが、日本人は「粘り強く取り組む」ことで生き残ってきたというこれまでの歴史から、日本人の中には「撤退する」「廃止する」という概念や気質が、そもそも生まれてこなかったのだそうです。

実はそれが企業の中の業務も同様で、「仕事を捨てる」ことができない傾向にあります。

そのため、理由も分からず続けている仕事がどれほどあるでしょうか?

「よく分からないから、このままでいい」「もうちょっと待ってみよう」

そうやって「現状を維持する」のを好みます。

もちろん、それは悪いことばかりではありません。昔のやり方を何年も何百年も変えなければ、それは伝統というものになり得ます。

しかし、伝統を維持するということは、何も変わらないということではなく、時代に合わせて変化しつつも昔の古き良き思想や技術、やり方を維持していくということです。こうして時代の変化に対応してきた伝統しか、結果的には生き残っていません。

このように、外部環境が急速に変化する現代において、この時代の流れについていけず太刀打ちできなくなってしまう前に、まずは何が必要で何が不要なのかを見極めていかなければなりません。

仕事を減らす方法

時間は価値。無駄な業務を続けることは、時間を捨てていることに他なりません。

実は、仕事を減らすには、次の2つの方法しかありません。

人に渡す」か、「捨てる」か、です。

不要な業務はバシバシ切り捨て、本来やるべき業務に取り組むことが、組織を活性化させるうえでも、業績を向上させるうえでも、非常に大事なことです。

少し話が逸れてしまいましたが、つまり、業務の断捨離ができない企業は、「思考力」「経験値」「決断力」のいずれかが足りていない状態です。

例え、業務効率化や生産性向上を叫んでいても、根本的な問題が解決されない限り、いつまで経っても効率化は進まないということです。

この事実は、大企業や上場企業でも認識されながら、手をつけられていないケースが多々あります。いわゆる「大企業病」とも言います。

あなたが経営者であれば既に認識されているように、人は増えても業務効率は変わらない、また、安易にシステム化しても思ったより効果がなく、むしろ手間とコストが増えてしまったという事例は、枚挙に暇がありません。

しかし、一方で、そうは言っても、経営や上司・他部署などへの遠慮があり、具体的にはなかなか進められないという問題もあるかと思います。

こういう場合には、外部の専門家の力を借りて、実行に移していくことが肝要です。

社内にいると、企業特有の偏った考え方になってしまう傾向もありますので、より客観的・俯瞰的な視点から人事労務業務全体を見られる外部の専門家の意見は、有効に働きます。

企業の人事労務業務において、日本人が不得意な「捨てる」の取り組みを支援するのが「人事労務業務の断捨離」サービスです。

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「人事労務業務の断捨離」のメリット

ただでさえ負担の大きい人事労務業務ですが、実は「本当にこの業務必要?」という業務が多いのも事実です。

「人事労務業務の断捨離」を行うことにより得られるメリットは、次のとおりです。

「人事労務業務の断捨離」のメリット

  • 不要な業務をやらなくて済むので、業務をスリム化できる
  • 本当にやらなければならない業務に取り組むことができる
  • 時間的余裕ができるため業務改善が進み、結果的に生産性が上がる
  • 無駄な残業が減り、人件費コストが下がる
  • 社長や事業部門の要望に応えることができる
  • 本当の意味での人事労務に必要な適正人員数を掴むことができる
  • 本当の意味での有効なシステム化に取り組むことができる
  • 法改正に対応しているなど、求職者からのイメージがアップする
  • 上記の課題が解決することで事業に専念でき、業績向上につながる
  • 業務をアウトソーシングすることもできるようになる

実は、この段階にたどり着くまでが至難の業で、一旦、抜本的に整理してしまえば、あとの運用は簡単です。

企業規模別「断捨離」のメリット

さらに、企業規模別の断捨離メリットとしては、次のようなものがあります。

従業員数20名以下

  • 必要最低限の業務に絞り込むことで、人件費コストを抑制することができます。もしアウトソーシングした場合は、アルバイト等の直接雇用によって負担しなければならない社会保険料、雇用保険料、残業代、福利厚生費等の費用がかからず、コストを抑制できます。

従業員数200名以下

  • 企業として新たな取り組みに向けて、現行制度を断捨離することで、業務の複雑化・膨大化を抑制でき、適切な人員数、労働時間で業務に取り組めるようになります。もちろんコスト削減、組織活性化にもつながっていきます。

従業員数300名以下

  • 必要以上に増えた業務を断捨離することで、突発的な事案や本来やるべき業務の効率が良くなり、長時間労働を抑制できます。また、本来、人事労務が取り組まなければならない業務に専念できるため、組織活性化・業績向上につなげていくことができます。

「断捨離」をしなかったら?

反対に、もし、断捨離をしなかった場合、どのようなことが考えられるでしょうか?

新型コロナによる経済への影響で人員が減っていった場合、1人あたりの業務負荷は増え続けていくことになります。

コロナ禍であろうが、法改正の施行期日は変わらず、テレワーク等の新しい働き方への対応や、度々発生する労務問題などへの対応を続けていく。これまでと変わらないばかりか、今よりさらに労働環境が悪化していくことも予想されます。

そうなる前に、やるべき業務と捨てる業務を区別して、最小の努力で最大の成果を出せるよう、今のうちに整理しておくのが経営を続けていくうえでも、賢明な判断かと思われます。

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「人事労務業務の断捨離」サービス概要

それでは、「人事労務業務の断捨離」サービス概要をご紹介します。

サービス内容

「人事労務業務の断捨離」サービスでは、業務の洗い出し~課題の提案~改善実行まで、ワンストップで行います。

人事労務担当者の方と一緒になって実行していきますので、社内に知識やノウハウが残ります

具体的な実施業務及び成果物としては、次のものを納品いたします。

「人事労務業務の断捨離」サービス内容

  • 業務洗い出しリストを作成します。
  • ②洗い出し後、現行の課題を提示します。
  • ③併せて、業務効率化の改善提案を行います。
  • ④実際に業務の「断捨離」を実施します。具体的な資料の統廃合等の実務を行うこともできます。
  • ⑤「断捨離」後の業務リストを作成します。
  • ⑥今後、対応した方が良いと思う課題についても提示します。

まずは、無料相談を行っていただくことで、「断捨離」を行うべきか否かを判断のうえ、ご依頼いただくことができます。

ご利用の流れ

「人事労務業務の断捨離」サービスは、次のステップで行います。

人事労務業務の「断捨離」ご利用の流れ

ご利用料金

「人事労務業務の断捨離」サービスのご利用料金は、個別にお問い合わせください。

企業規模や業務量により以下の範囲内で金額は変動します。予算のご相談も可能です。

ポイント

「人事労務業務の断捨離」サービスは、人事労務コンサルティングの一部に組み込んでいたサービスですが、今回、「断捨離」に特化したサービスを新規にリリースすることにしましたので、サプラボ読者限定!で期間限定のお得な特典をつけたキャンペーンを実施しています。

まずは、無料相談で、実施すべきかどうかを判断できますので、気になる方は、今すぐ無料相談にお申し込みください。

 

期間限定キャンペーン!3つのお得な特典

サービスリリースを記念して、サプラボ読者限定のおまけつきキャンペーン実施します。

今、「人事労務業務の断捨離」無料相談を行った後、ご契約いただいた場合、期間限定のお得な特典がついてきます。

  • 特典① 成果保証付き!(お客様がご満足するまで対応します。)
  • 特典② 全額返金保証付き!(もし、ご満足いただけない場合は、全額返金します。)
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さらに!

今なら「無料相談」いただいた企業様限定で、「断捨離リストアップ表」もプレゼントします!

期間限定キャンペーンは、突然終了する可能性もありますので、気になる方は今すぐ無料相談にお申し込みください。

お申し込みまでのステップ

「人事労務業務の断捨離」サービスの無料相談は、次の3ステップでお申し込みできます。

  • Step.1 会社名、名前、メールアドレスなど必要項目を入力する
  • Step.2 入力内容に間違いがないかチェックする
  • Step.3 「送信」ボタンをクリック!

「送信」ボタンをクリックすると、すぐに入力されたメールアドレスへ受付完了メールが届きます。

メールのタイトル名は「【断捨離】無料相談:受付完了通知」です。

内容確認後、新ためて担当者よりメールにてご連絡いたします。

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